ฉันสามารถใช้ตู้ข้อมูลของโรงแรมเพื่อขอสรุปข้อมูลการเข้าพักได้หรือไม่?

สวัสดี ฉันทำธุรกิจจัดหาตู้คีออสก์ของโรงแรม และเชื่อฉันเถอะ เจ้าของโรงแรมและแขกมักถามคำถามนี้อยู่ตลอดเวลา: ฉันสามารถใช้คีออสก์ของโรงแรมเพื่อรับข้อมูลสรุปการเข้าพักได้หรือไม่ ให้ฉันตัดการไล่ล่าสำหรับทุกคนที่เคยจ้องมองหน่วยหน้าจอสัมผัสหนึ่งในล็อบบี้และสงสัยว่านี่เป็นเพียงการเช็คอินและเช็คเอาท์หรือไม่ สปอยเลอร์: ยิ่งกว่านั้นอีกมาก และสรุปการเข้าพักของคุณก็สามารถทำได้ทั้งหมด หากติดตั้งตู้ไว้ถูกต้อง (และใช่แล้ว ตู้ที่ดีมีสิ่งนี้อยู่ในตัว)

ก่อนอื่น เรามาทำความเข้าใจกับสิ่งที่แขกต้องการจริงๆ กันก่อน เมื่อมีคนเดินทาง การเข้าพักของพวกเขาไม่ได้เป็นเพียงเตียงและกุญแจเท่านั้น แต่ยังมีค่าใช้จ่ายสำหรับรูมเซอร์วิส หมอนเสริม ที่จอดรถ หรือบางทีอาจเช็คเอาท์ล่วงเวลาที่พวกเขาเจรจาไว้ หลายๆ คนเกลียดการรอคิวที่แผนกต้อนรับเพียงเพื่อยืนยันค่าเครื่องดื่มมูลค่า 12 ดอลลาร์ หรือดูว่าคิดค่าธรรมเนียมสัตว์เลี้ยงอย่างถูกต้องหรือไม่ ที่เป็นของแข็งเช็คอินด้วยตนเองของโรงแรมที่ตู้คีออสก์ส่อง เราไม่เพียงแค่ขายยูนิตเหล่านี้เท่านั้น เราทำงานร่วมกับโรงแรมบูติก เครือโรงแรม และแม้แต่โรงแรมสนามบินเพื่อปรับแต่งฟังก์ชันคีออสก์ และข้อมูลสรุปการเข้าพักเป็นหนึ่งในคุณสมบัติยอดนิยมที่พวกเขาขอให้จัดลำดับความสำคัญ

เดี๋ยว เรามาดูรายละเอียดว่ามันทำงานอย่างไรทีละขั้นตอน เพราะนี่ไม่ใช่วิทยาศาสตร์ที่เร็วนัก (แต่มันถูกปรับให้เหมาะกับระบบของโรงแรม) เมื่อแขกใช้คีออสก์ของโรงแรม ไม่ว่าจะเช็คอินก่อนเวลา หยิบกุญแจ หรือเข้าสู่ระบบอีกครั้งในช่วงกลางการเข้าพัก พวกเขาจะตรวจสอบสิทธิ์ของตนเองก่อน โดยส่วนใหญ่แล้วจะผ่านทางหมายเลขยืนยัน นามสกุล หรือการแตะบัตรเครดิตที่ใช้จอง เมื่อเข้าไปแล้ว คีออสก์จะดึงข้อมูลแบบเรียลไทม์จากระบบจัดการทรัพย์สิน (PMS) ที่โรงแรมใช้ PMS จะติดตามทุกสิ่ง: อัตราค่าห้องพัก ภาษี ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ส่วนเสริม แม้แต่บันทึกการดูแลทำความสะอาดหากมีคนทิ้งของว่างฟรีไว้

นี่คือส่วนที่ทำให้หลายคนประหลาดใจ: คุณไม่จำเป็นต้องตรวจสอบเพื่อดูข้อมูลสรุปนั้นด้วยซ้ำ เมื่อเดือนที่แล้ว โรงแรมเล็กๆ ในพอร์ตแลนด์เล่าให้เราฟังเกี่ยวกับแขกคนหนึ่งที่เข้าตู้เวลา 22.00 น. ซึ่งเป็นเวลา 24 ชั่วโมงในการเข้าพัก 3 วัน เพราะพวกเขาอยากรู้ว่าเหตุใด Uber ของพวกเขาที่ไปสนามบินจึงไม่แสดงเป็นค่าบริการแบบชำระเงินล่วงหน้า คีออสก์ดึงข้อมูลสรุปการเข้าพักทันที โดยทั้งหมด 420 ดอลลาร์สำหรับห้องพัก 18 ดอลลาร์สำหรับโซดามินิบาร์ที่พวกเขาคว้ามาก่อนหน้านี้ ไม่มีค่าธรรมเนียมแอบแฝง และแม้แต่ข้อความว่าบัตรจอดรถฟรีของพวกเขาเปิดใช้งานแล้ว แขกรายนั้นให้รีวิว 5 ดาวโดยบอกว่าไม่มีใครต้องรอคำตอบนานขนาดนั้น และตู้คีออสก์ทั้งหมดทำหน้าที่นอกเหนือจากการเช็คอินขั้นพื้นฐาน

แต่เดี๋ยวก่อน นี่ไม่ใช่ทุกตู้ ฉันเคยเห็นเครื่องราคาถูกที่มีจำหน่ายทั่วไปซึ่งให้บริการเช็คอิน จ่ายกุญแจ เท่านั้น และไม่มีอะไรอื่นอีก สิ่งเหล่านั้นไม่สามารถดึงข้อมูลสรุปการเข้าพักได้ คนดี? เช่นเดียวกับที่เราจัดหา บูรณาการโดยตรงกับแพลตฟอร์ม PMS (เราทำงานร่วมกับ Opera, Cloudbeds, Maestro และอื่นๆ) ดังนั้นจึงไม่มีความล่าช้าหรือข้อมูลขาดหายไป และหากโรงแรมต้องการการเดินทางที่พิเศษกว่านั้น เราก็มีเครื่องจ่ายบัตรห้องพักขนาด 27 นิ้ว /32 นิ้วและตู้ส่งคืนโรงแรมซึ่งมีหน้าจอที่ใหญ่กว่า ดังนั้นสรุปการเข้าพักจึงอ่านง่าย (ไม่ต้องหรี่ตาอ่านข้อความเล็กๆ) และช่วยให้แขกสามารถพิมพ์สำเนาฉบับจริงได้หากต้องการเพื่อใช้เป็นค่าใช้จ่ายในการทำงานหรือประกัน

เดี๋ยว เราจะมาจัดการกับข้อโต้แย้งทั่วไป: “จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคีออสก์มีข้อบกพร่อง จะเป็นอย่างไร หากฉันไม่สามารถดึงข้อมูลออกมาได้” จริงๆ แล้วทุกวันนี้ปัญหาน้อยลง ตู้คีออสก์สมัยใหม่เชื่อมต่อกับระบบคลาวด์ ดังนั้นหากมีปัญหาขัดข้อง เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับสามารถดึงข้อมูลเดียวกันได้ด้วยตนเอง แต่เราออกแบบหน่วยของเราให้ซิงค์กับ PMS ทุกๆ 5 นาที ดังนั้น 99% ของเวลาทั้งหมดจึงมีเสถียรภาพมาก นอกจากนี้เรายังทดสอบคุณสมบัติทุกอย่าง รวมถึงสรุปการเข้าพัก ก่อนที่จะจัดส่งไปยังโรงแรม ไม่มีใครอยากให้แขกตื่นตระหนกเพราะพวกเขาไม่สามารถยืนยันการเรียกเก็บเงินได้เมื่อจะออกเดินทางต่อเที่ยวบิน

อีกมุมหนึ่ง: เหตุใดโรงแรมจึงสนใจคุณลักษณะนี้ มันลดภาระงานแผนกต้อนรับ ก่อนหน้านี้ พนักงานต้อนรับอาจใช้เวลา 10 นาทีต่อแขก 1 คนในการแนะนำค่าธรรมเนียมการเข้าพัก แต่ตู้คีออสก์สามารถทำได้ภายใน 2 นาที ซึ่งช่วยให้พนักงานมีอิสระในการจัดการเรื่องที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น ช่วยเหลือแขกที่ทำหนังสือเดินทางหาย หรือซ่อมฝักบัวที่ชำรุด แทนที่จะถามว่า "ค่าใช้จ่ายนี้คืออะไร" คำถามตลอดทั้งวัน โรงแรมขนาดกลางในชิคาโกที่เราทำงานด้วยรายงานว่าเวลารอที่แผนกต้อนรับลดลง 30% หลังจากเพิ่มสรุปการเข้าพักลงในแผงบริการ และนั่นส่งผลให้แขกมีความสุขมากขึ้น

เรามาพูดถึงสรุปการเข้าพักโดยทั่วไปจากตู้คีออสก์กันดีกว่า เพราะไม่ใช่แค่รายการตัวเลขเท่านั้น แขกสามารถดู:

• หมายเลขยืนยัน วันที่เช็คอิน/เช็คเอาท์ ประเภทห้องพัก
• ค่าใช้จ่ายแยกรายการทั้งหมด (ราคาห้องพัก ภาษี ค่าธรรมเนียมรีสอร์ท ค่าใช้จ่ายจิปาถะ)
• เครดิตหรือส่วนลดใดๆ (เช่น อัตรา AAA หรือคูปองจากเว็บไซต์ของโรงแรม)
• ยอดคงเหลือปัจจุบันและหากได้ชำระเงินมัดจำหรือชำระล่วงหน้าบางส่วนแล้ว
• หมายเหตุพิเศษ (เช่น คำขอเช็คเอาท์ล่วงเวลา หรือเค้กวันเกิดที่ทิ้งไว้ในห้อง)
  หากแขกเช็คเอาท์ก่อนเวลา ตู้บางแห่งยังอนุญาตให้พวกเขาปรับสรุปได้ เช่น ย้ายไปยังห้องที่ถูกกว่าระหว่างทาง และดำเนินการคืนเงินบางส่วนได้ทันที โดยไม่ต้องรอผู้จัดการ

มีช่วงไหนบ้างที่สรุปคีออสก์ไม่พอ? บางทีหากแขกมีค่าใช้จ่ายที่ทับซ้อนกันหลายรายการ (เช่น การจองเป็นกลุ่มโดยแบ่งค่าใช้จ่ายกับเพื่อน) หรือมีข้อพิพาทที่ต้องการใบแจ้งหนี้โดยละเอียดซึ่งแยกรายการ โรงแรมได้บันทึกไว้เป็นภาษี แต่ถึงอย่างนั้น ตู้ก็สามารถดึงข้อมูลเดียวกันในเวอร์ชันที่สามารถพิมพ์ออกมาได้ และหากแขกต้องการอะไรที่เป็นทางการมากกว่านี้ แผนกต้อนรับก็สามารถดึงข้อมูลนั้นได้เช่นกัน เราไม่เคยมีแขกบอกว่าสรุปคีออสก์ไม่ครบถ้วนตามความต้องการในแต่ละวัน

เดี๋ยวก่อน ฉันควรจะพูดถึงการเข้าถึง เพราะนั่นเป็นเรื่องใหญ่ในตอนนี้ ซุ้มของเรามีขนาดข้อความที่ปรับขนาดได้ โปรแกรมอ่านหน้าจอสำหรับแขกผู้พิการทางสายตา และเมนูที่ใช้งานง่าย ดังนั้นการรับข้อมูลสรุปการเข้าพักจึงไม่ได้มีไว้สำหรับนักเดินทางที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีเท่านั้น คู่รักอาวุโสจากฟลอริดาบอกเราว่าพวกเขาใช้ตู้เพื่อดึงการเข้าพักเมื่อปีที่แล้ว และง่ายกว่าการรอคิวมาก พวกเขาสามารถซูมดูรายการเรียกเก็บเงินโดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากพนักงาน นั่นเป็นชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ ที่ทำให้การเข้าพักในโรงแรมรู้สึกไร้ความเครียด

กลับมาที่คำถามเดิม: ฉันสามารถใช้ตู้ของโรงแรมเพื่อสรุปการเข้าพักของฉันได้หรือไม่ คำตอบสั้นๆ คือ ได้ หากโรงแรมมีตู้คีออสก์ที่ทันสมัยและบูรณาการอย่างเหมาะสม คำตอบที่ยาวกว่าก็คือมันเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ไม่ค่อยมีคนใช้มากที่สุด และช่วยแก้ปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ที่น่ารำคาญมากมายสำหรับแขกและโรงแรมด้วย ในส่วนของเรา เราออกแบบทุกยูนิตโดยคำนึงถึงสิ่งนั้น—ตั้งแต่เช็คอินด้วยตนเองของโรงแรมที่ตู้คีออสก์สำหรับคุณสมบัติที่เล็กลงให้ใหญ่ขึ้นเครื่องจ่ายบัตรห้องพักขนาด 27 นิ้ว /32 นิ้วและตู้ส่งคืนโรงแรมสำหรับสถานที่ที่มีปริมาณการพลุกพล่านและปริมาณมาก

หากคุณเป็นเจ้าของโรงแรมที่ต้องการอัพเกรดเทคโนโลยีล็อบบี้ของคุณ หรือเพียงใครสักคนที่อยากรู้ว่าตู้คีออสทำงานอย่างไรสำหรับการเข้าพัก โปรดติดต่อเราเพื่อแจ้งความต้องการของคุณ เราไม่ได้ดำเนินการในขนาดเดียวสำหรับทุกคน เราช่วยคุณเลือกคีออสก์ที่เหมาะกับขนาดที่พัก จำนวนแขก และฟีเจอร์ที่คุณต้องการ รวมถึงสรุปการเข้าพัก การจ่ายกุญแจ การเช็คอิน และสิ่งอื่นใดที่ทำให้ประสบการณ์ของแขกของคุณราบรื่นยิ่งขึ้น ไม่มีความกดดัน แค่พูดคุยอย่างตรงไปตรงมาว่าอะไรใช้ได้ผล (และอะไรใช้ไม่ได้ผล) สำหรับโรงแรมและนักเดินทาง

สุดท้ายแล้วการเดินทางควรจะสนุกสนานไม่เครียด สามารถดึงข้อมูลสรุปการเข้าพักของคุณใน 30 วินาทีแทนที่จะยืนต่อแถว 10 ได้หรือไม่? นั่นไม่ใช่เกมง่ายๆ และตู้คีออสของโรงแรมที่ดีก็ทำให้สิ่งนั้นเกิดขึ้นได้

อ้างอิง

รายงานเทคโนโลยีโรงแรม (2023) ฟังก์ชันตู้บริการตนเองสำหรับแขกในปี 2023: เจาะลึกเครื่องมือการจัดการการเข้าพัก สมาคมเทคโนโลยีการบริการ
สภาการเดินทางและการท่องเที่ยวโลก (2022) แนวโน้มประสบการณ์ของแขก: ลดความขัดแย้งในการเข้าพักโรงแรมผ่านเครื่องมือดิจิทัล
การบริการสุทธิ (2023) ตู้บริการตนเองช่วยลดภาระงานแผนกต้อนรับและปรับปรุงความพึงพอใจของแขกในโรงแรมขนาดกลางได้อย่างไร